Quem decide a produção de uma convenção corporativa em São Paulo com antecedência ganha tempo para a visita técnica, para o projeto e para a reserva do equipamento.
Esse cuidado é ainda mais importante na convenção, porque o formato envolve mais dias de montagem, mais equipamentos e mais pessoas.
A Tucci Produções atua com estrutura audiovisual para convenções e eventos corporativos em São Paulo. Neste artigo, você vai entender o prazo que recomendamos e o motivo de cada etapa.
1. Qual é o prazo ideal para contratar?
Para eventos de médio e grande porte, como uma convenção anual de vendas ou um encontro de franqueados, o ideal é fechar com 30 a 60 dias de antecedência.
Esse prazo permite realizar três etapas:
- Visita técnica ao local
- Projeto de luz e som
- Reserva do equipamento, que em datas concorridas pode já estar alocado em outro evento
Com essas etapas concluídas, a montagem acontece de forma organizada e a equipe chega ao local sabendo o que vai encontrar.
A antecedência também ajuda a empresa contratante. Há tempo para aprovar a proposta internamente, alinhar o roteiro e preparar os conteúdos que vão para a tela.
Em eventos menores, como uma palestra ou um treinamento em sala única, o planejamento é mais simples. Ainda assim, decidir cedo amplia as opções de equipamento e de horário.
2. Por que datas de pico pedem mais prazo?
No fim de ano e na temporada tradicional de convenções de vendas, a demanda por estrutura audiovisual sobe em toda a cidade. Com isso, a disponibilidade de equipamento e de equipe técnica qualificada fica menor.
Nesses períodos, quanto antes a decisão, mais opções de equipamento e de horário de montagem você tem.
O mesmo vale para os espaços de eventos. Com a agenda dos locais mais cheia, os horários de liberação para montagem ficam mais restritos e precisam ser combinados cedo.
Se a sua convenção acontece em um desses períodos, vale iniciar a conversa assim que a data estiver em avaliação. Mesmo sem todos os detalhes, a equipe técnica já consegue verificar a disponibilidade.
3. O que acontece durante esse prazo?
O período entre a contratação e o evento é usado para planejar cada detalhe técnico. As principais etapas são as seguintes.
Visita técnica
Define pontos de energia, posição de projeção, altura de rigging (içamento de equipamentos em estrutura), acústica do salão e horário de liberação para montagem. Assim, tudo fica previsto antes do dia do evento.
Saiba o que é avaliado nessa etapa no artigo sobre a visita técnica ao local do evento.
Projeto de luz e som
Convenção costuma ter vários momentos: abertura, apresentações, coquetel. Cada um exige um desenho técnico específico, que precisa de tempo para ser bem planejado.
É nessa fase que se decide, por exemplo, o tamanho do painel de LED, a posição das caixas de som e a luz de cada momento. Quando há transmissão ao vivo, as câmeras e a internet do local também entram no projeto.
Reserva de equipamento
Painéis de LED, moving heads (refletores com movimento motorizado) e sistemas de som de grande porte têm disponibilidade limitada. Fechar cedo ajuda a reservar o equipamento adequado para a data do evento.
Montagem em vários dias
Convenções de porte maior frequentemente exigem montagem noturna ou em vários dias antes do evento. Isso precisa estar previsto na agenda do local e da equipe.
Com mais tempo de montagem, os testes e o ensaio acontecem com calma. A equipe confere som, luz e vídeo antes da chegada do público, e os palestrantes podem passar suas apresentações no palco.
4. Resumo das etapas e do que cada uma define
A tabela abaixo resume o que acontece em cada etapa e o que você pode fazer para ajudar:
| Etapa | O que define | Como você ajuda |
|---|---|---|
| Visita técnica | Energia, posições, altura de rigging, acústica e horário de montagem | Agenda a visita com o local |
| Projeto de luz e som | O desenho técnico de cada momento da convenção | Envia o roteiro e o formato |
| Reserva de equipamento | Os equipamentos garantidos para a data | Confirma a contratação cedo |
| Montagem | Dias e horários de instalação e teste | Combina a liberação do espaço |
Essas etapas acontecem em sequência. Por isso, quando a decisão é tomada cedo, cada uma recebe o tempo de que precisa.
5. O que ter em mãos ao pedir orçamento?
Estas informações agilizam a primeira conversa e ajudam a chegar mais rápido ao orçamento:
- Data definida ou faixa de datas em avaliação
- Local, ainda que provisório, para saber se exige visita técnica
- Público estimado e formato: plenária única, palcos simultâneos, área de coquetel
- Serviços já decididos: som, luz, LED, transmissão, ou tudo integrado
- Data-limite de decisão da empresa contratante, se houver
Não é preciso ter tudo fechado para começar a conversa. Com uma faixa de datas e uma estimativa de público, a equipe técnica já consegue indicar a estrutura adequada e os próximos passos.
Se a convenção tiver salas paralelas, informe quantas são e o que acontece em cada uma. Isso muda a quantidade de equipamento e de técnicos.
6. E se o prazo for curto?
Demandas urgentes também podem ser atendidas. Avaliamos caso a caso, conforme a disponibilidade real de equipamento no momento do pedido.
O atendimento depende do que está livre na data, tanto em equipamento quanto em equipe técnica. Por isso, a resposta mais segura vem depois de uma consulta rápida com as informações básicas do evento.
Com prazo curto, o que muda é:
- Menos opções de equipamento e de equipe
- Menos tempo de projeto
- Menos tempo para a visita técnica
Nessa situação, ajuda muito enviar o briefing completo logo no primeiro contato, com data, local, público e serviços desejados. Fotos e a planta do espaço também aceleram o planejamento.
Quanto mais rápida a decisão, mais tempo sobra para a equipe organizar a montagem com segurança.
7. O que preparar depois de fechar a contratação
Depois da contratação, o período até o evento é usado para alinhar o conteúdo com a equipe técnica. O ideal é enviar com antecedência:
- Roteiro com os horários de cada bloco
- Lista de quem vai falar e em que formato
- Vídeos, apresentações e trilhas
- Identidade visual e cores da marca
- Contato do responsável pelo local
Com esse material em mãos, a equipe prepara os equipamentos antes de chegar ao espaço. O ensaio fica mais objetivo, e os palestrantes sobem ao palco com mais tranquilidade.
Para organizar as datas de cada entrega, veja como montar o cronograma de audiovisual para eventos.
8. Como som, luz, LED e estrutura entram no cronograma?
Os serviços dependem uns dos outros. A estrutura e o rigging definem onde ficam as caixas de som, os refletores e o painel de LED, e por isso entram primeiro no projeto.
Som, iluminação cênica e painel de LED vêm em seguida, já com os pontos de energia e as alturas fechados na visita técnica.
A iluminação cênica e o painel de LED são pensados juntos, porque a tela emite luz própria e influencia a luz do palco.
Na montagem, a ordem costuma ser parecida. Primeiro sobe a estrutura, depois entram os equipamentos de sonorização, luz e vídeo, e por último acontecem os testes e o ensaio.
Para estimar o investimento antes de fechar, veja quanto custa a estrutura audiovisual de um evento corporativo. Se a convenção tem formato próprio, a página de convenções corporativas mostra como montamos cada tipo.