Congressos, convenções e treinamentos costumam dividir o público em grupos menores depois da plenária, que é a sessão principal com todos reunidos. Cada grupo segue para uma sala, e todas funcionam ao mesmo tempo.
A sonorização para salas simultâneas organiza esse formato. Cada ambiente recebe um sistema próprio, na medida do espaço, e o conjunto é planejado para funcionar sem interferência entre as salas.
A Tucci Produções atua com sonorização profissional, painel de LED, telão e transmissão ao vivo para eventos em São Paulo, com equipe técnica e equipamentos próprios. Neste artigo, você vai entender o que considerar ao planejar o som de várias salas.
1. O que são salas simultâneas ou breakout
Salas simultâneas são ambientes menores que recebem atividades paralelas dentro do mesmo evento. O termo em inglês, breakout, é comum em hotéis e centros de convenções.
Nelas acontecem palestras por tema, oficinas e reuniões de equipe. Como o conteúdo é diferente em cada sala, o som também precisa ser independente.
Mesmo em salas pequenas, o som faz diferença. Um palestrante que fala por muito tempo sem microfone se cansa, e quem está no fundo ou perto do ar-condicionado perde parte do conteúdo.
2. Cada sala recebe um sistema na medida certa
O sistema de uma sala para 40 pessoas é diferente do sistema da plenária. O objetivo é ter voz clara em volume confortável, com equipamento proporcional ao espaço. Um conjunto típico inclui:
- Caixas de som compactas, em tripés ou sobre o palco
- Mesa de som pequena
- Microfone para o palestrante: de mão, lapela ou headset
- Microfone para perguntas da plateia
- Entrada de áudio para o computador da apresentação
A quantidade de microfones depende do formato de cada sessão. A tabela ajuda a prever o que cada sala precisa:
| Formato da sessão | Microfones | Observação |
|---|---|---|
| Palestra | Um para o palestrante e um para perguntas | Headset ou lapela deixam as mãos livres |
| Painel ou debate | Um por participante e um para o mediador | Microfones de mesa ou de mão |
| Oficina com mesas redondas | Um para o facilitador e um ou dois para os grupos | Caixas distribuídas pela sala |
| Treinamento com vídeos | Um para o instrutor | Áudio do computador ligado à mesa |
Em salas com mesas redondas, parte do público fica de lado ou de costas para o palco. Distribuir as caixas pelo ambiente ajuda todos a ouvirem bem em volume moderado.
3. Como evitar que o som de uma sala chegue à outra
Muitas salas de hotel são separadas por divisórias móveis, que isolam menos do que uma parede de alvenaria. Por isso, o projeto considera a posição das caixas e o volume de cada ambiente.
Posição das caixas e do palco
Algumas medidas ajudam a manter cada sala com seu próprio som:
- Apontar as caixas para a plateia e para longe da divisória
- Usar mais caixas em volume moderado, em vez de poucas em volume alto
- Posicionar o palco na parede oposta à sala vizinha, quando o layout permite
- Deixar as atividades com música ou vídeos mais altos nas salas mais isoladas
Programação e acústica
A grade também ajuda. Uma dinâmica com música e aplausos ao lado de uma palestra silenciosa gera incômodo, e a troca de salas entre as atividades costuma resolver.
A acústica do espaço influencia bastante esse resultado. Vale avaliar as divisórias na visita ao local.
4. Microfones sem fio em várias salas ao mesmo tempo
Cada microfone sem fio transmite em uma frequência de rádio. Quando duas salas próximas usam a mesma frequência, uma pode interferir na outra.
Para evitar isso, a equipe faz a coordenação de frequências. Trata-se de um planejamento em que cada microfone do evento recebe um canal próprio, incluindo os da plenária.
Esse plano é montado antes do evento e conferido no local, com todos os equipamentos ligados. O sinal de rádio atravessa divisórias e paredes, e por isso salas vizinhas são tratadas como um único ambiente nesse planejamento.
Identificar cada microfone com o nome da sala evita trocas durante o dia. Saiba mais no artigo sobre como evitar falhas de sinal em microfone sem fio.
5. Equipe técnica e trocas de palestrante
Salas simultâneas têm trocas rápidas. Um palestrante sai, outro entra, e o intervalo entre eles costuma ser curto.
Conforme o porte, cada sala pode ter um técnico dedicado, ou um técnico pode atender um grupo de salas próximas. Em todos os casos, o ideal é que a equipe se comunique por rádio e siga a mesma grade de programação.
Um técnico dedicado é mais indicado em salas com painel, vídeos ou gravação. Em palestras simples, com um microfone e slides, o atendimento compartilhado costuma ser suficiente.
Um teste rápido antes da primeira sessão de cada sala confirma microfones, computador e volume. É uma versão resumida da passagem de som feita na plenária.
6. Quando a plenária se transforma em salas
Em muitos hotéis, o salão principal é dividido em salas menores depois da plenária, com o fechamento das divisórias. Nesse caso, a mudança acontece com o evento em andamento, geralmente durante um intervalo.
Vale planejar essa virada com antecedência. A equipe prepara o sistema de cada sala nas posições definitivas e deixa tudo pronto para ligar assim que as divisórias fecham.
O caminho inverso também é comum: as salas se abrem no fim do dia para uma sessão de encerramento com todos reunidos. Nesse momento, o sistema da plenária volta a atender o salão inteiro, e as caixas das salas saem do campo de visão do público.
O tempo do intervalo precisa ser compatível com a mudança. Combinar com o local quem fecha as divisórias e em que horário evita atraso na retomada da programação.
7. Gravação, transmissão e vídeo nas salas
É comum que o conteúdo das salas seja gravado ou transmitido. Nesse caso, o áudio sai direto da mesa de som de cada sala, com a mesma qualidade que o público presente ouve.
Para que as perguntas da plateia apareçam na gravação, elas precisam ser feitas ao microfone. O moderador pode orientar o público sobre isso no início da sessão.
Cada sala também costuma ter uma tela para os slides, que pode ser uma TV de grande formato, um telão ou um painel de LED. Planejar a sonorização junto com o vídeo e a transmissão simplifica a montagem e o suporte durante o evento.
8. Erros comuns no som de salas simultâneas
Alguns pontos merecem atenção no planejamento, porque são simples de evitar. Os mais frequentes são:
- Dispensar o microfone em salas pequenas
- Definir os microfones sem conhecer o formato de cada sessão
- Usar microfones sem fio sem coordenação de frequências
- Encostar o palco na divisória da sala vizinha
- Prever intervalos curtos demais para as trocas
- Esquecer a saída de áudio do computador do palestrante
Com a grade em mãos e uma visita ao local, a equipe técnica antecipa todos esses pontos. O resultado é um dia de programação mais tranquilo para palestrantes e participantes.
9. O que informar à equipe de som
Para dimensionar o som de várias salas, a equipe precisa de um retrato completo do evento. As informações mais úteis são:
- Número de salas e capacidade de cada uma
- Planta do local, com a indicação das divisórias
- Grade com horários, palestrantes e formato de cada sessão
- Salas que terão gravação ou transmissão
- Horários de montagem e de virada do salão
Com esses dados, os microfones certos ficam prontos em cada troca. Conheça também as soluções da Tucci para congressos, formato em que as salas simultâneas são mais frequentes.